Depuis sa création, le calendrier partagé ne cesse de faire parler de lui dans les entreprises, les clubs et les associations. Cet agenda numérique permet d’économiser du temps, des efforts physiques et procure une meilleure coordination au sein d’un organisme. Quel est l’intérêt de l’utilisation d’un calendrier partagé ?
À quoi sert un calendrier partagé ?
Un calendrier communautaire ou agenda partagé est avant tout une sorte de calendrier en ligne. Vous pouvez le créer sur une plateforme spécialisée et le consulter à votre guise. Dans les entreprises, on l’utilise pour organiser des rendez-vous. Il permet notamment de planifier la date, l’heure et le lieu d’un rendez-vous sans avoir à consulter chaque participant. En tout, il rassemble, en un seul et même endroit, les agendas de tous les membres d’une société ou d’une organisation.
Avec un calendrier partagé, votre personnel ou collaborateurs peuvent accéder aux activités des autres. Cela confère une source d’organisation et de planification au sein de votre entreprise. Grâce à cette solution de management, vous permettez à votre équipe de connaître la disponibilité de chacun.
Au-delà d’un simple partage, l’utilisation d’un calendrier partagé est aussi très pratique pour planifier des événements. Vous pouvez aussi bien vous en servir dans votre vie personnelle, vie de famille que dans votre vie associative. Visitez le site joynit.fr pour plus de détails.
Un calendrier partagé pour gagner du temps
L’organisation d’une réunion ou la planification d’un rendez-vous peut s’avérer être un travail fastidieux et pénible : contacter un à un les participants, chercher un créneau dans leur agenda, connaître la disponibilité de la salle de réunion, … Ces tâches peuvent gaspiller beaucoup de temps et nécessiter certains déplacements.
Le principal avantage de l’utilisation d’un agenda partagé, c’est qu’il permet de gagner un temps précieux. Avec ce calendrier, la planification d’un rendez-vous ou d’une réunion devient plus rapide et plus organisée. Finis les allers et retours chez chacun des participants pour essayer de choisir la date ou l’heure idéales. Vous pouvez désormais le faire en quelques clics via votre espace communautaire en ligne. Il suffit de regarder sur les agendas de vos associés et vous pourrez connaître leur temps libre.
Un calendrier partagé fait tout à votre place. Nombreux arrivent même à dire que cet outil innovant ressemble à plusieurs personnes qui font toute la planification pour vous. Vous économisez du temps et permettez à votre équipe de mieux se concentrer sur ses tâches principales.
Améliorer le travail en équipe avec un calendrier partagé
La transparence est fondamentale pour le bon le bon fonctionnement d’une équipe. En utilisant un calendrier en ligne, vous améliorez le travail en équipe dans votre société. En effet, le calendrier communautaire facilite la circulation des informations. Finis les stress, les oublis et les frustrations causés par le manque d’organisation. Chacun de vos associés dispose de la même information au même moment. Cela permet à votre entreprise de gagner en productivité.
Cet outil de communication peut être modifié facilement. En plus, vous serez alerté de tout ce qui se passe sur un projet. Des messages, des notifications ou des appels sont communiqués à tout le monde en cas de regroupement soudain. Un changement dans un programme, une annulation d’un événement, une tâche à réaliser rapidement, toutes ces informations sont envoyées en temps réel à votre équipe.
En effet, lorsque des modifications sont apportées, le calendrier numérique se rafraîchi automatiquement. Cela évite le désordre et le temps perdu à contacter chaque personne séparément pour l’informer des dernières nouvelles.
L’agenda partagé : un outil simple d’utilisation
L’inconvénient d’un calendrier écrit, c’est qu’il ne vous permet pas de vous souvenir d’un événement. Il faut le feuilleter fréquemment sinon vous risquerez d’oublier la date ou l’heure d’une réunion ou d’un rendez-vous. Un agenda partagé, en revanche, intègre ce paramètre et vous permet de programmer des mails ou des notifications au préalable. L’outil est simple d’utilisation. Il peut être manipulé facilement même par ceux qui ne connaissent rien en informatique.
D’autre part, les plateformes en ligne proposent des guides que vous pouvez suivre pour la création de votre calendrier numérique. Vous pouvez également demander l’aide des professionnels qui y travaillent pour vous accompagner. En quelques minutes, vous aurez un calendrier partagé regroupant les emplois du temps de votre personnel.
Plus d’excuse, tout le monde est informé de l’approche d’une réunion ou d’un rendez-vous. Si vous organisez une surprise à l’égard d’une personne, vous pouvez faire en sorte qu’elle ne reçoive pas de notifications. Par exemple, vous voulez planifier une fête pour le départ d’un personnel, l’effet surprise est assuré. Vous pouvez manipuler facilement l’agenda et prévenir
L’accès au planning de chacun rend le travail en groupe plus simple et plus efficace. L’agenda partagé est simple d’usage, intuitif et flexible. Il est possible de le modifier à n’importe quand sans avoir à vous déplacer. Tout se fait à distance via un site spécialisé en ligne.