Quels sont les avantages de la visioconférence en entreprise ?

Visioconférence en entreprise

Contrairement aux réunions d’entreprise traditionnelles organisées dans une salle de conférence, la vidéoconférence permet de réaliser des séminaires, des formations ou des sessions de travail à distance. Concrètement, elle est utilisée afin de voir et d’échanger avec des personnes éloignées ou situées à l’étranger avec une solution visioconférence. Offrant un gain de temps considérable, cet outil innovant apporte encore d’autres d’avantages. Découvrez lesquels.

La vidéoconférence : un outil pratique et économique

Les solutions de visioconférence attirent aujourd’hui de plus en plus d’entreprises qui souhaitent faciliter la communication avec les collaborateurs qui ne peuvent se déplacer aux réunions de travail pour diverses raisons (maladie, affectation à l’étranger, etc.). D’ailleurs, cet outil a connu un véritable essor pendant le confinement où toutes les entreprises ont dû faire appel au télétravail. Ainsi, les salariés n’ont plus besoin de se déplacer pour participer aux réunions puisqu’ils peuvent intervenir depuis leur maison grâce à l’utilisation d’un matériel de visioconférence.

L’un des principaux atouts de cette solution réside dans l’économie que vous pourrez réaliser en termes de déplacements. En effet, les dirigeants et les employés se seront plus obligés de se rendre au siège social pour discuter des choix stratégiques ce qui évite les frais de transport. Cet avantage est d’autant plus considérable si vous devez rencontrer régulièrement les responsables des autres filiales régionales de votre compagnie.

En plus de réduire les frais de déplacement, sachez que l’organisation d’une téléconférence ne coûte presque rien (il faudra seulement l’équipement visioconférence nécessaire et une connexion internet). Ainsi, vous pourrez organiser des séminaires hebdomadaires, voire réguliers, à moindres frais, et ce, sans quitter le confort de vos bureaux.

La visioconférence pour améliorer l’organisation et la communication

 Lorsqu’il est question d’organiser une réunion de travail, le réel défi consiste à trouver un créneau qui convient à tous les participants. Comme ce n’est pas toujours évident, l’équipement visioconférence vous simplifie grandement la tâche. En effet, il vous suffit de donner une date et une heure précise puis c’est à chacun de libérer leur emploi du temps. L’avantage ? Vous évitez les absences puisqu’il suffit de lancer le logiciel de téléconférence pour commencer la réunion. Les intervenants n’auront même pas à quitter leur domicile ou leur hôtel ce qui évite également les retards.

La vidéoconférence élimine la barrière géographique et par conséquent, elle améliore la collaboration et la communication entre les collaborateurs (même s’ils sont dispersés aux 4 coins du monde. D’ailleurs, cet outil ne sert pas seulement à discuter puisqu’il vous permet également de réaliser différentes tâches comme l’envoi de documents, le partage d’écran ou l’enregistrement de tous les propos tenus afin de faciliter la rédaction d’un compte-rendu.

Notez par ailleurs que la visioconférence permet de devenir plus écoresponsables. Étant donné que les participants n’ont plus besoin de bouger systématiquement à chaque séminaire, il ne faut pas nier l’impact environnemental que cela occasionne : réduction des émissions de CO2 et de gaz à effet de serre, diminution de votre empreinte carbone… Bref, la téléconférence vous permet de faire un geste pour l’environnement et sa préservation.

Connaître les contraintes pour mieux décider

Pour assurer le bon déroulement de la réunion à distance, chaque intervenant devra avoir un minimum de matériel : écran, connexion Internet, micro, système audio et logiciel adapté. Notez ainsi que la mise en place du dispositif peut engendrer un certain coût. Si vous n’avez besoin que de quelques fonctionnalités de base, sachez qu’il est possible de réduire les frais en optant pour un logiciel de vidéoconférence gratuit [ou tout du moins à coût abordable].

Comme la plupart des outils numériques, la visioconférence peut également rencontrer des problèmes techniques [panne de réseau, mauvaise qualité du son ou des images, etc.] qui peuvent perturber l’organisation d’une réunion dans les meilleures conditions. Pour éviter les problèmes, l’idéal est de se faire accompagner par des experts. Ces derniers pourront vérifier le matériel et assurer la maintenance, mais également gérer la vie du réseau et effectuer les éventuels dépannages.

 

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